Van Excel naar efficiënt!
Veel bedrijven profiteren tegenwoordig steeds vaker van een op maat gemaakt CRM/ERP systeem. Bedrijven ontdekken het gemak van een systeem die zich aanpast aan de structuren van het bedrijf. De oude manier, een systeem zoeken die bij je onderneming past, blijkt achterhaald. Gedachtengangen en vragen die we vaak voorbij horen komen zijn: Kan dit niet makkelijker? Waarom moet ik zoveel handelingen verrichten voor één simpele taak? Waarom moet ik meerdere programma’s samenvoegen? Hoe kan dit efficiënter?
Veel ondernemingen stappen hierom over op een op maat gemaakt systeem. Een voorbeeld van een bedrijf die wij hebben geholpen is Energiewonen. Hans Stoop heeft ons tijdens de recente opening van ons nieuwe pand verblijdt met een speech waar we als Qlic enorm trots op zijn. Hieronder een deel van de speech. Hierin verteld hij waarom hij vindt dat een systeem ontwikkeld door Qlic een toegevoegde waarde is voor zijn bedrijf.
“Ik heb gesproken met en was geraakt door het enthousiasme, de bereidheid en de drive van Marijn Poelman (eigenaar Qlic). Hij heeft me weten te overtuigen en is goed omgegaan met mijn angst als ondernemer voor automatiseringsbedrijven. Je laat software maken, bent €60.000, €80.000, €100.000 kwijt en dan werkt het niet! We kwamen tot de conclusie dat we met een stukje moesten beginnen. Marijn zei: “We beginnen met een klein deel, de rest doe je zoals je het altijd doet en gaande weg laten we het systeem zich ontwikkelen binnen je bedrijf”. We zijn begonnen met ons klantmanagement systeem, onze e-mails kwamen binnen en werden handmatig ingevoerd. Het nieuwe systeem liet de mails geautomatiseerd binnenkomen, de gegevens waren netjes ingevoerd en hierdoor kon ik, terwijl mijn bedrijf groeide, geld besparen op een functionaris. Zo hebben we tientallen opdrachten gedaan en het systeem laten groeien. Veel van mijn concurrenten hebben 6 tot 8 man personeel aan het werk op de binnendienst, bij mij zitten er twee. Recent werd ik gebeld door een van mijn medewerkers: “Hans mogen we vandaag wat eerder naar huis? Het werk zit erop!” Ik was trots, dit was niet mogelijk zonder de software waar wij mee werken.
Een ding weet ik zeker, als ik de software niet had kunnen gebruiken zoals jullie hem gemaakt hebben, was mijn bedrijf niet zo groot geworden zoals het nu is.”
Hans Stoop, eigenaar/directeur Energiewonen. (100 medewerkers)
Waarom maatwerk ten opzichte van kant en klare systemen en of Excel spreadsheets?
- Functies van maatwerk systemen sluiten naadloos aan op de behoeften van je onderneming.
- De applicatie groeit mee met je organisatie.
- Kosten besparend door het efficiënter in kunnen zetten van personeel.
- Geen last van overbodige en ongebruikte functies, hierdoor blijft de gebruiksomgeving overzichtelijk en ervaar je meer gebruiksgemak.
- Mogelijkheid tot unieke functies in je software. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om de meer complexe bedrijfsprocessen te automatiseren.
- De mogelijkheid tot onderscheiden ten opzichte van je concurrenten.
- Duurzame investering.
- Overal beschikbaar, mits je een internetverbinding tot je beschikking hebt.
- Minder kwetsbaar dan bijvoorbeeld Excel. Minder risico op het verlies van data.
- Meerdere personeelsleden kunnen tegelijk in het systeem aan het werk zonder het risico te lopen om elkaars data te overschrijven.
- Consistentie in de invoer en uitvoer, dit maakt het mogelijk om betere en duidelijkere rapportages te maken. Bijvoorbeeld als je in Excel statussen gaat bijhouden. Dan kun je dit typen als Goedgekeurd, goedgekeurd, goed-gekeurd, oke, akkoord, etc. Allemaal menselijke variaties voor een vergelijkbare status. Wanneer je op een later moment dan percentages wil zien van goedgekeurde items, en het op verschillende manieren is getypt, is dit niet correct te meten, en ervaar je verlies in een groot stuk betrouwbaarheid en is de rapportage incompleet. In maatwerk systemen zijn dit soort velden gedefinieerd wat fouten voorkomt en inconsistentie tegengaat.
Het begin van verwerkingssoftware
Microsoft Office Excel is een spreadsheet programma van Microsoft. Het is een onderdeel van het kantoorsoftwarepakket Microsoft Office. Excel is beknopt gezegd een rekenbladsoftware. De eerste software dateert van 1985. Dit was toentertijd de grote concurrent van het al bestaande programma Lotus 1-2-3. Tegenwoordig is Excel nog steeds één van de meest gebruikte systemen binnen organisaties. Onze ervaring leert echter dat steeds meer bedrijven tegen bepaalde beperkingen van het programma aanlopen. Met name de hoeveelheid aan tijd die ondernemingen kwijt zijn aan het herhaaldelijk moeten invoeren van dezelfde informatie. De gevoeligheid van het inzichtelijk zijn van gegevens en documenten, maar ook de constante aanwezigheid van het verloren gaan van ingevoerd werk. Excel bestanden zijn door iedereen te overschrijven, een typefout in een formule zorgt ervoor dat een heel document per ongeluk gewijzigd kan worden. Tel daar het makkelijk opslaan van dit document bij op en binnen enkele seconden kunnen belangrijke gegevens verloren zijn gegaan. Ook wordt vaak aangeven dat het overzicht verloren gaat. Een hoop logische knelpunten waardoor bedrijven op een bepaald punt over willen stappen naar een systeem dat bij hun bedrijf past.
CRM en ERP, laten we dit eens toelichten.
CRM staat voor Costumer Relationship Management. Dit wil zeggen, een systeem waarin alle klantgegevens verwerkt en opgeslagen worden. In deze software staan contactmomenten met de klant centraal. Het organiseert en optimaliseert de relatie tussen klant en onderneming. In het systeem wordt de informatie centraal opgeslagen en is hierdoor voor alle afdelingen en diens medewerkers beschikbaar. Of het nu gaat om het verwerken van een telefoongesprek, een inkomende mail, een pop up bij een verjaardag, het zichtbaar maken van een sales kans of het verzenden van een reminder bij een afspraak. Samengevat versterkt een CRM potentiële en bestaande klantrelaties, maakt kansen zichtbaar en creëert efficiënte zichtbaarheid en biedt overzicht in leads.
Dan is er nog de term ERP. Dit staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP systeem verwerkt alle processen binnen een organisatie. Denk aan relaties, afspraken, klanten, leads, offertes, facturen en planning. Alle administratieve, financiële en logistieke bedrijfsprocessen komen samen in een management systeem. Een ERP systeem heeft kostenbesparing als uiteindelijk doel. Doordat een ERP systeem modulair is opgebouwd, kan een bedrijf het systeem zo inrichten dat het volledig aansluit aan de behoeften van het bedrijf. De software gebruikt de ingevoerde informatie voor het bepalen van de meest efficiënte manier van werken en draagt op deze manier bij aan de effectiviteit, snelheid en flexibiliteit van de onderneming.
Een CRM en ERP systeem tonen veel overeenkomsten maar het grote verschil zit in de focus. Klant of proces. Een ERP heeft als focus de winstgevendheid van de organisatie vergroten terwijl de focus bij een CRM systeem ligt op het contact met klanten en hierdoor het vergroten van de sales.
Ben je nieuwsgierig naar de systemen van Qlic? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op en misschien kunnen we een moment plannen om onder het genot van een kop koffie de mogelijkheden te bespreken.
Sharyssa Menzen
Qlic
