We hebben het met zijn allen steeds over het automatiseren van bedrijfsprocessen, maar hoe doe je dat eigenlijk? Want stel: je hebt de knoop doorgehakt. Je wilt beter en efficiënter werken, zodat jouw werknemers zich bezig kunnen houden met het werk dat ze écht leuk vinden en waar ze écht goed in zijn. Zo hoeven ze minder tijd te besteden aan saaie, repetitieve taken die veel tijd kosten. Maar welke bedrijfsprocessen kun je dan als beste eerst automatiseren?
Welke automatisering levert je het meeste op? Daarvoor maak je verschillende afwegingen. Het ideale proces moet namelijk complex genoeg zijn om te profiteren van automatisering, maar tegelijkertijd simpel genoeg dat het door een applicatie geautomatiseerd kan worden. Daarnaast moet het proces zo belangrijk zijn dat automatisering ervan ook daadwerkelijk iets oplevert. Klinkt allemaal heel logisch. Toch zijn het wel belangrijke overwegingen om erachter te komen welke automatisering van jouw bedrijfsprocessen het meeste impact zullen hebben.
Breng daarom eerst de processen van jouw bedrijf of afdeling in kaart. Dat hoeft echt geen document van 50 pagina’s te zijn, maar begin eerst met het uitschrijven van één proces. Geef per taak aan hoe dit op dit moment wordt uitgevoerd: handmatig of maken jullie gebruik van een software pakket? Zo krijg je een overzicht van al jouw bedrijfsprocessen, waar je vervolgens een plan van aanpak op kunt loslaten.
Kijk vervolgens welke van die taken nog niet geautomatiseerd zijn, maar dat wel zouden kunnen worden. Het gaat erom dat je de taken die op dit moment handmatig worden gedaan eruit filtert. Vervolgens bekijk je hoe je kunt digitaliseren en automatiseren door middel van software.
Er zijn mensen die zeggen dat we op een gegeven moment allemaal onze banen gaan verliezen aan robots en dat alles dus wel geautomatiseerd kan worden. Laten we echter realistisch blijven: bepaalde taken kunnen echt niet door een app uitgevoerd worden. Een app gaat er in een verzorgingstehuis niet voor zorgen dat oudere mensen ’s ochtends uit hun bed gehaald worden en dat er iemand even een praatje met ze maakt. Dat is gewoon mensenwerk.
Maar een goede app kan er wel voor zorgen dat de administratie een stuk makkelijker is. Zodat zorgverleners meer tijd overhouden voor zorg en minder tijd kwijt zijn aan onnodig repetitief papierwerk. Kijk dus kritisch welke taken met een app opgepakt kunnen worden.
Nu heb je als het goed is een overzicht van alle processen en daarbij behorende taken. Vervolgens gaan we kijken welke van die taken het meeste baat hebben bij automatisering. Oftewel, welke automatisering het meeste impact zou hebben. Daarvoor is het van belang dat je de processen selecteert die op dit moment relatief veel tijd en dus veel geld kosten. Je kunt wel bedenken, dat het uitlaten van de kantoorhond geautomatiseerd moet worden. Maar of jullie organisatie daar veel baat bij heeft, valt te betwijfelen.
Schrijft daarentegen jullie buitendienst op papier hoeveel kilometers ze gemaakt hebben, worden die briefjes vervolgens doorgegeven aan de administratie (als ze er niet een paar kwijtraken), moet de secretaresse deze handmatig in een Excel bestand tikken en worden deze gegevens vervolgens in het boekhoudsysteem ingevoerd door de mensen van de financiële administratie? Dan kun je op je vingers nagaan dat een slimme app die ervoor zorgt dat je niks meer handmatig hoeft in te voeren heel wat tijd, fouten en frustratie zal besparen. Zo’n app kan vervolgens ook eventueel onregelmatigheden en fraude opsporen middels machine learning.
Daarnaast is het ook goed om te kijken welke van die taken de meest frustratie oplevert – van klanten of werknemers. Hostingbedrijf SoHosted merkte bijvoorbeeld dat hun klanten het vervelend vonden dat ze niet zelf konden aangeven, hoeveel rekenkracht en opslagruimte ze voor hun server nodig hadden. Door die taak te automatiseren sloegen ze meerdere vliegen in één klap: blije klanten (want: snelle service) en tevreden medewerkers (want: meer tijd om zich met andere dingen bezighouden).
En tot slot: zorg ervoor dat je eerst de taken automatiseert die wat minder complex zijn. Complexere taken zijn namelijk moeilijker om te automatiseren, ook al zou zo’n automatisering op termijn meer impact kunnen hebben. Door te beginnen met de simpele taken kun je als bedrijf eerst wat ervaring opdoen met het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen door middel van apps kan in principe elk bedrijf doen. Dit is onafhankelijk van zaken als branche of locatie. Als je binnen jouw organisatie al eerder je processen in kaart hebt gebracht en aan de hand daarvan processen hebt geautomatiseerd, sta je misschien al op het punt om ook de meer complexe handelingen te automatiseren. Voor bedrijven die nog niet zover zijn, is het handiger om eerst te kijken welke processen je al snel kunt automatiseren. En dan gaat het ook om processen die veel impact hebben.
Maar wees gerust, je hoeft niet alles zelf te doen. Wij begrijpen dat het soms lastig is om in te schatten wat een applicatie allemaal voor jou kan doen. Misschien heb je wel heel goed in beeld wat jouw bedrijfsprocessen zijn en wat je zou willen verbeteren, maar heb je geen idee wat er technisch allemaal mogelijk is, dan denken we ook graag met je mee.
Mocht je dit samen eens door willen nemen, dan kun je contact opnemen met ons voor een eerste gesprek. Dit gesprek is vrijblijvend en bedoeld als eerste kennismaking. Wij willen graag een idee krijgen van waar je staat en wat je doelen zijn. Aan de hand daarvan geven we jou een indicatie van de mogelijkheden: hoe zou een app op maat jouw processen kunnen optimaliseren? Zo heb je in ieder geval alvast een idee van wat er technisch mogelijk is om jouw doelen te bereiken. Aan de hand daarvan kunnen we je een voorstel doen voor een zogenaamde inventarisatie.
Meer weten over hoe wij werken? Lees dan: Hoeveel kost het om een app te ontwikkelen? Of bekijk onze werkwijze.
Neem gerust contact met ons en plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in.
Ben je geïnteresseerd in de mogelijkheden of heb je een specifieke vraag?
Wij helpen je graag verder!