Waarom Excel in 2021 écht niet meer kan
Toegegeven, ook wij maken nog wel eens een berekening in Excel of gebruiken het wanneer we een lijstje moeten maken. Excel zal op dat vlak altijd haar waarde voor organisaties behouden. In deze blog willen we het met je hebben over waarom je als volwassen organisatie niet meer Excel wilt gebruiken voor je administratieve processen.
Excel als opstap
Veel startende bedrijven die nog zoekende zijn in hun processen werken met Excel voor de administratie. Excel is gemakkelijk in gebruik en bij veranderingen in processen verandert het gemakkelijk mee. Excel wordt standaard meegeleverd met Microsoft Office waardoor het relatief goedkoop in gebruik is ten opzichte van alternatieven. Voor deze bedrijven is Excel is dus een logische keuze om in ieder geval een papieren administratie mee te voorkomen.
Nadelen Excel voor groeiende bedrijven
Naarmate startende bedrijven een groeifase doormaken, volwassener worden en de processen meer vast komen te staan, leidt het gebruik van Excel vaak tot uitdagingen op het gebied van efficiënt werken en inzicht. Tijd en geld gaat verloren en het gebruik van Excel staat verdere groei in de weg. We hebben een aantal nadelen van Excel voor groeiende bedrijven opgesomd:
Foutgevoelig
Waar mensen werken daar worden fouten gemaakt. Excel is een programma dat erg afhankelijk is van menselijke invoer. Een beroemde quote van onderzoekers naar het gebruik van spreadsheet software zoals Excel is dan ook: “We do not make mistakes all the time, but we consistently make a certain number, even when we are being careful.”
Een fout bij de invoer is snel gemaakt en dit kan veel schade tot gevolg hebben en veel tijd kosten om op te lossen. Door processen te automatiseren is de kans op fouten in de data verwerking stukken kleiner.
Slecht schaalbaar
Excel kent serieuze beperkingen op het gebied van schaalbaarheid. Misschien herken je het zelf ook wel dat het erg lang duurt of dat Excel crasht wanneer je een sheet met enorm veel data probeert te openen. Wil je vervolgens een aanpassing doen dan loopt Excel vast of crasht het.
Ook het invoeren van de data wordt naarmate je bedrijf groeit een steeds meer arbeidsintensief proces. Als je slechts een handjevol facturen verstuurt per week, dan kun je prima uit de voeten met het handmatig aanmaken van de factuur in Excel. Zodra dit er meer worden, dan doe je er goed aan om het proces te automatiseren en je kostbare tijd te steken in activiteiten die daadwerkelijk waarde toevoegen.
Iedereen zijn eigen versie
Binnen organisaties wordt vaak door meerdere personen gewerkt in dezelfde Excel sheet. Hierdoor loop je het risico dat Jantje het werk overschrijft van Pietje waardoor Pietjes zijn werk verloren gaat.
Doordat medewerkers het document daarnaast vaak ook lokaal opslaan, ontstaan er verschillende versies van hetzelfde document met als gevolg dat er niet meer één waarheid is en de kans op het maken van foute beslissingen toeneemt.
Alternatieven voor Excel
Veel organisaties die nog werken met Excel voor de administratieve processen zijn zich terdege bewust van de nadelen en gevaren. De reden waarom Excel spreadsheets nog steeds gebruikt worden binnen deze organisaties, is dat ze nog geen geschikt software alternatief hebben gevonden. Processen kunnen dermate complex en uniek zijn, dat hier geen bestaand standaard software alternatief voor is.
Wat je kunt doen is de processen aanpassen, zodat deze wel binnen de standaard software passen. Dit is aan te raden wanneer je processen dermate weinig toegevoegde waarde hebben voor je organisatie en haar onderscheidende vermogen. Hiermee bespaar je een hoop tijd en geld en voorkom je fouten.
Doe je dingen anders en beter dan de concurrentie en behaal je ten opzichte van hen daarmee een voordeel? Dan is het interessant om de mogelijkheden voor een maatwerk software applicatie te onderzoeken. Door software op maat bij je unieke processen te laten schrijven, kun je de concurrentievoordelen behouden en tegelijkertijd tijd en geld besparen en fouten voorkomen.
Maatwerk software ontwikkeling door Qlic
Door de jaren heen hebben we bij Qlic tientallen organisaties mogen helpen met het maken van de transitie van werken in Excel naar het werken in een op maat gemaakt systeem. Door onze maatwerk software oplossingen hebben zij stuk voor stuk een enorme groei in omzet en/of winstgevendheid door kunnen maken.
Bij Qlic houden we niet van waste en geloven er heilig in dat als je duurzaam wilt groeien dat je software nodig hebt die naadloos aansluit op processen. Enkel dan kun je écht efficiënt werken met verbeterd inzicht en blije medewerkers als gevolg.
Gaat er binnen jouw organisatie veel tijd en geld verloren of is er een gebrek aan inzicht doordat je nog werkt met Excel? Wij onderzoeken graag de mogelijkheden voor een maatwerk oplossing met je.
Onze adviseurs kun je bereiken via ons contactformulier of telefonisch op 088-0123900.
Wouter Stienstra
Qlic
