HomeCasesAvitec / Van uren op papier naar een urenregistratie app

Avitec / Van uren op papier naar een urenregistratie app

Wat ooit begon als een kleinschalig bedrijf, is ondertussen uitgegroeid tot een grote onderneming met een personeelsbestand van circa 120 personeelsleden en een modern en uitgebreid machinepark. Om dit allemaal in goede banen te leiden, moet er veel gepland worden. Een goede urenregistratie is hiervoor cruciaal.

Bekijk functionaliteiten

Tags:

Inzicht

Koppeling Unit 4

Terugdringen fout marge

Urenregistratie

De uitdaging

Avitec beheerde handmatig werktijden, verlof en planningen voor hun cirac 150 medewerkers. Dit proces was tijdsintensief en foutgevoelig. Ze zochten naar een geautomatiseerde oplossing om dit te stroomlijnen.

De uitwerking

Wij hebben voor Avitec een geoptimaliseerde digitale urenregistratie app ontwikkeld, waardoor het handmatige proces van werktijden, verlof en planningen efficiënter en nauwkeuriger verloopt voor hun medewerkers. De app heeft geleid tot betere planning, minder fouten, integratie met het ERP van Unit 4 en meer betrokkenheid van werknemers.

Efficiënte Urenregistratie

Wanneer je zes mensen in dienst hebt, weet je waarschijnlijk van iedereen wat die doet, op welke dagen ze werken en wie wanneer verlof wil opnemen. Wanneer je 120 mensen in dienst hebt, dan is het voor de administratie onmogelijk deze dingen handmatig bij te houden. Natuurlijk kun je al deze mensen vragen op briefjes bij te houden wanneer en hoeveel ze werken en of ze verlof op weer een ander formulier bij kunnen houden. Maar ook dit levert problemen op naarmate een organisatie groter wordt. Daarom wil je het liefste gebruik maken van een geoptimaliseerd digitaal systeem, waarin je dit goed kunt bijhouden; een urenregistratie app biedt hier een oplossing. Avitec besefte dit ook en zo zijn we een aantal jaar geleden samen een project gestart.

Voor dit artikel gingen we in gesprek met Freddy van der Werff, directeur bij Avitec. We nemen je graag mee in de ontwikkeling van deze digitale oplossing, de ervaringen van Avitec en wat zij andere klanten van Qlic willen meegeven.

Over Avitec

Avitec is een aannemer die zich bezig houdt met infrastructurele en cultuurtechnische werken en dan voornamelijk met de ontwikkeling van wegen en waterbouw in Noord-Nederland. Met alle expertises in huis levert Avitec een totaalconcept: van initiatieffase tot aan de gebruiks- en onderhoudsfase. Met een vast en vakkundig team realiseert Avitec werken duurzaam, efficiënt en resultaatgericht, met oog voor de optimale balans tussen mens, dier en natuur. Als je door de stad Groningen loopt, zie je op elke straathoek de naam Avitec wel ergens staan. En dat is ook niet gek, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het herleggen van alle gele steentjes in de stad. Andere bekende projecten waar Avitec aan werkt, zijn onder andere de aanleg van natuurvriendelijke oevers rondom de Veenkoloniën in Westerwolde, als ook herinrichtings- en vernieuwingsprojecten in Emmen.

Wat ooit begon als een kleinschalig bedrijf, is ondertussen uitgegroeid tot een grote onderneming met een personeelsbestand van circa 150 personeelsleden en een modern en uitgebreid machinepark (rups-, mobiele, en minikranen, shovels, trekkers en vrachtwagens). Om dit allemaal in goede banen te leiden, moet er veel gepland worden. Een goede urenregistratie is hiervoor cruciaal. Aangezien hier nog veel winst te behalen viel, nam Avitec contact met ons op.

Het vraagstuk: van papier naar een moderne applicatie

De winst die er voor Avitec vooral te behalen was, zat hem vooral in het digitaliseren van het algehele registratieproces. Voorheen moesten uren handmatig per dag, week of periode doorgegeven worden aan de voorman of uitvoerder op een project. Ook moest verlof aangevraagd worden via een verlofdocument. Deze zou dan alle ingezamelde briefjes en papieren overhandigen aan de administratie om dit allemaal te verwerken in de uren- en loon registratie.

Zoals je je wellicht kunt voorstellen, is dit proces tijdsintensief en erg gevoelig voor fouten. In elke schakel van het systeem is het mogelijk dat er gegevens verloren gaan, bijvoorbeeld door het kwijtraken van fysieke briefjes. Avitec is een modern en innovatief bedrijf en dus zagen zij in dat het belangrijk was ook te blijven innoveren in de eigen systemen. De uren moesten makkelijker geregistreerd kunnen worden en Qlic zou daarbij kunnen helpen. Samen ontwikkelden wij een urenregistratie die alle schakels in het systeem veiliger en efficiënter zou maken.

Het ontwikkelproces en resultaat

In 2017 zijn we samen begonnen aan de ontwikkeling van deze digitale oplossing. En, toegegeven, het heeft wat voeten in de aarde gehad. Het ontwikkelen van maatwerk software is echt samenwerken en verwacht dus ook inzet van beide partijen. Bij Qlic werken wij altijd in een vaste werkwijze, waarin wij ontwikkelen en dan testen. Voor dit testen moest Avitec resources vrijmaken, zoals een product owner en tijd voor de samenwerking. Toen dit eenmaal goed geregeld was, hebben we de applicatie ook vlot afgerond en stond deze eind 2020 live.

Het resultaat mag er zijn: een applicatie waarin uren dagelijks geboekt en gecontroleerd moeten worden. Daarnaast is er een koppeling met Unit4 gerealiseerd, waardoor de praktische zaken zoals salarisadministratie en het monitoren van verzuim gemakkelijk bij te houden zijn.

Deze applicatie heeft de fysieke briefjes vervangen en dwingt iedereen dagelijks gebruik te maken van het digitale systeem. Dit heeft grote voordelen. Doordat uren elke dag geboekt moeten worden, kan er nooit een dag overgeslagen worden. Dit zorgt ervoor dat alle informatie te allen tijde up to date blijft. Daarnaast biedt de applicatie inzicht in korte termijn planningen. Vragen als ‘op welk project werken meer mensen dan nodig’ en ‘waar is juist een tekort’ zijn met deze applicatie eenvoudig op te lossen. Daarnaast geeft de applicatie ook inzicht voor de lange termijn planning. Wanneer op een project meer uren verbruikt zijn dan aanvankelijk gepland, weet je in de toekomst dat een vergelijkbaar project waarschijnlijk ook meer tijd zal kosten. Hier kun je dan in toekomstige prognoses rekening mee houden.

Wat staat er voor de toekomst gepland?

Op dit moment gebruikt Avitec de applicatie vooral voor het registreren van uren. Echter zien ze ook in welke mogelijkheden er nog meer zijn, zoals bijvoorbeeld het invoeren van het gebruikte materieel op die dag. Hoe handig zou het zijn om niet alleen inzichtelijk te hebben wie wanneer heeft gewerkt, maar ook met wat?

Hoe hebben wij Avitec kunnen helpen?

Efficiëntie
Het elimineren van fysieke briefjes heeft een hoop rompslomp bespaard. Het aanvragen van verlof of het boeken gaat nu een stuk efficiënter.
Gemak
Doordat schakels in het systeem zijn gedigitaliseerd, is het veel makkelijker bovenstaande zaken bij te houden.
Verminderde foutkansen
Door automatische invoering van data en het verplicht stellen van het boeken van uren op de dag zelf, wordt de kans op fouten drastisch verminderd.
Nauwkeurigheid
De informatie is gedetailleerder en accurater, wat zorgt voor een goed overzicht.
Betrokkenheid
Door overzichtelijke en accurate informatie, zijn medewerkers meer betrokken bij de algehele organisatie.

Wat wil Avitec klanten van Qlic meegeven?

“Dit project heeft ons veel gebracht,” vertelt Freddy. “We maken geen gebruik meer van eindeloze briefjes; we hebben een inzichtelijk en gebruiksvriendelijk proces opgetakeld. Hoe groter je organisatie, hoe moeilijker het is alles handmatig bij te houden. Daarnaast zagen we dat ook wij steeds grotere klanten kregen. Hierdoor was het voor ons extra belangrijk om ook intern te professionaliseren.” Als je bedrijf zich ontwikkelt en doorgroeit, moet je ook gaan nadenken over de processen die mogelijk te automatiseren zijn.

Tot slot geeft Freddy aan: “Qlic is een innovatief bedrijf, wat met je meedenkt en je wensen goed om weet te zetten. Een standaard softwarepakket kan veelal niet aansluiten bij je wensen. Werk je daarentegen met Qlic samen, dan ben je verzekerd van maatwerk. Jouw specifieke wensen kunnen vervuld worden. En dat alles is zeker de investering waard.”

Wil je weten welke voordelen maatwerk jouw organisatie kunnen geven? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee in het vinden van een oplossing voor jouw probleem.